TANJUNG REDEB – Dalam pengelolaan arsip khususnya di lingkup perangkat daerah, perlu berpatokan pada penerapan empat pilar kearsipan sebagai pondasi utama. Hal tersebut ditegaskan Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan (Dispusip) Kabupaten Berau.
Kepala Dispusip Kabupaten Berau, Yudha Budisantosa, mengatakan empat pilar kearsipan menjadi acuan wajib agar pengelolaan arsip tidak lagi berjalan parsial dan berbeda-beda antar perangkat daerah.
“Empat pilar ini adalah bagian utama dari kebijakan tata kelola kearsipan. Faktanya, masih ada perangkat daerah yang belum sepenuhnya memedomani empat pilar ini,” ujar Yudha, Senin (22/12).
Empat pilar yang dimaksud meliputi Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip. Menurutnya, tanpa penerapan pilar tersebut, arsip rawan menumpuk, tidak tertata, bahkan berpotensi menimbulkan kebocoran informasi.
Ia menjelaskan, tata naskah dinas menjadi dasar keseragaman format dan penomoran dokumen agar tidak terjadi perbedaan antar bidang. Sementara klasifikasi arsip berfungsi memastikan setiap dokumen tersusun sesuai jenis dan fungsi.
“Selama ini format dan penomoran arsip masih beragam. Karena itu kita harus berpegang pada satu pedoman agar tertib dan mudah ditelusuri,” jelasnya.
Pilar berikutnya, Jadwal Retensi Arsip (JRA), dinilai krusial untuk mengakhiri praktik penyimpanan arsip yang tidak terkendali. “Di JRA sudah jelas masa simpan setiap arsip. Ada yang satu tahun, dua tahun, lima tahun, hingga sepuluh tahun. Kalau sudah inaktif, harus diserahkan ke unit kearsipan, bukan disimpan terus di bidang,” tambahnya.
Pilar terakhir yakni, sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, menjadi penentu siapa saja yang berhak mengakses dokumen tertentu, terutama arsip yang bersifat rahasia. “Kita masih menemukan arsip yang seharusnya tertutup justru bisa diakses oleh pihak yang tidak berkepentingan. Ini yang ingin kita benahi melalui penerapan empat pilar kearsipan,” pungkasnya.
Dispusip Berau berharap seluruh perangkat daerah menjadikan empat pilar kearsipan sebagai pedoman utama, sehingga pengelolaan arsip lebih tertib, aman, dan mendukung terwujudnya tata kelola pemerintahan yang profesional dan akuntabel. (Ta)